Όλες οι έγγραφες παρατηρήσεις των ασθενών (εσωτερικών ή εξωτερικών), συνοδών και επισκεπτών διαχειρίζονται με απόλυτη εχεμύθεια και υπευθυνότητα.

Οι Προϊστάμενοι είναι υπεύθυνοι για τον άμεσο χειρισμό των θεμάτων της αρμοδιότητάς τους και στην περίπτωση που η άμεση επίλυση δεν είναι εφικτή, προτρέπουν τους ενδιαφερόμενους ασθενείς ή επισκέπτες να καταγράψουν την παρατήρησή τους ή την καταγράφουν οι ίδιοι και τοποθετούν το έντυπο στο κουτί με τη σχετική σήμανση.